1. Lập to-do-list trong ngày

Trước khi bắt tay vào làm việc, bạn hãy lập sẵn “to-do-list” trong ngày đó (những việc cần hoàn thành). “To-do-list” sẽ nhắc bạn cần phải làm gì và nên phân bổ thời gian như thế nào cho từng việc sao cho hợp lý. Từ đó, bạn lần lượt hoàn thành những việc này để từng bước đạt được các mục tiêu từ công việc hằng ngày đến những kế hoạch tiếp theo.

2. Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp

Một trong những bí kíp tận dụng thời gian thành công chính là quyết định phân bổ thời gian sao cho hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Bạn có thể phân bổ công việc dựa trên Nguyên tắc Khẩn cấp của Eisenhower như sau:

• Quan trọng và khẩn cấp – đây là những việc cần làm ngay.

• Quan trọng, nhưng không khẩn cấp – những việc này có thể để dành vào buổi tối, sau giờ làm. 

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng – bạn cần tìm hiểu xem việc này có thể sắp xếp lại thời gian hoặc uỷ nhiệm cho người khác. Nhóm việc này bao gồm những việc bên ngoài nhiệm vụ chính hoặc ngoài chuyên môn của bạn trong phòng ban.

• Không quan trọng, không khẩn cấp – thường là những việc giải trí, không ảnh hưởng lớn đến chặng đường phát triển cá nhân và sự nghiệp của bạn. 

3. Thực hiện những việc quan trọng vào buổi sáng

Buổi sáng thường là lúc chúng ta nhiều năng lượng nhất với đầu óc minh mẫn và tinh thần sảng khoái nhất. Vì vậy hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hoàn thành các công việc quan trọng nhằm đạt kết quả tốt nhất. 

4. Tìm ra khung “giờ vàng” của bản thân

Mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn các khung giờ khác. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều; lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đó bạn hãy cố gắng sắp xếp làm những việc cần sự tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào khung giờ này.

5. Không dành dù chỉ 1 phút để đọc thông báo từ mạng xã hội

Lúc làm việc thì nên tắt mạng xã hội (trừ khi đó là một phần của công việc). Chuyện kiểm tra lượt thích hay bình luận của bạn bè sẽ gây ảnh hưởng đến công việc, bạn chỉ nên thực hiện điều này vào giờ nghỉ. Bạn chắc chắn sẽ không thể nào tập trung làm việc khi mà Facebook, Instagram liên tục gửi thông báo mời gọi sự chú ý của bạn.

8. Tìm kiếm nguồn cảm hứng cho những lúc cạn kiệt ý tưởng

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, cứ mỗi 52 phút tập trung, bạn sẽ cần khoảng 17 phút để nghỉ ngơi và lấy lại năng lượng. Tất nhiên, trong thực tế chẳng phải ai cũng có thể thảnh thơi và tự do như vậy, nhưng bạn vẫn nên sắp xếp để xả hơi một quãng ngắn sau khi hoàn thành một phần nhỏ công việc.

9. Sắp xếp gọn gàng góc làm việc

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một bàn làm việc bề bộn sẽ dễ làm cho chúng ta xao nhãng, mất tập trung. Vì vậy, hãy xắn tay áo lên và sắp xếp lại góc làm việc của bạn

Việc phải xử lý nhiều công việc trong cùng một thời điểm không phải là tình trạng hiếm gặp, nhất là trong giai đoạn cuối năm. Để không bị bối rối dẫn đến trễ thời hạn hay giảm hiệu quả công việc, bạn hãy thử thực hiện những cách kể trên nhé.

VietnamWorks inTECH