Vừa qua, VietnamWorks inTECH đã có cơ hội gặp gỡ và trò chuyện với team Business Analyst của ELCA Việt Nam. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, các anh chị đã mở ra nhiều góc nhìn thiết thực dành riêng cho các bạn trẻ mới bắt đầu bước chân vào lĩnh vực Business Analyst (BA).

Hãy cùng VietnamWorks inTECH khám phá những thông tin thú vị về ngành thông qua những nội dung mà team đã chia sẻ dưới đây đây nhé!

Để mở đầu buổi trò chuyện ngày hôm nay, nhờ Anh/Chị có thể giải thích ngắn gọn cho độc giả của VietnamWorks inTECH về chức năng của một Business Analyst trong doanh nghiệp?

Xin chào độc giả của VietnamWorks inTECH, nếu xét riêng về ngữ cảnh của ngành IT, nói một cách dễ hiểu, Business Analyst chính là cầu nối giữa khách hàng và đội ngũ phát triển phần mềm. Nghiệp vụ của một BA chủ yếu sẽ xoay quanh việc đảm bảo được sự hài hòa (align) giữa yêu cầu (của khách hàng) và giải pháp (từ team nội bộ) thông qua các nhiệm vụ:

• Hiểu được vấn đề và mục tiêu của khách hàng

• Phân tích yêu cầu và các giải pháp (lưu ý: giải pháp có thể có sẵn – không phải lúc nào cũng làm giải pháp mới)

• Đề ra chiến lược và có khả năng thúc đẩy sự thay đổi (drive change) 

• Giám sát quá trình cộng tác giữa các vị trí trong dự án được diễn ra thuận lợi

Theo Anh/Chị, đối với những bạn trẻ đang mong muốn theo đuổi ngành Business Analyst thì các bạn nên bắt đầu từ đâu? Theo học chuyên ngành nào?

Với góc nhìn của chúng tôi, để trang bị kiến thức nền tảng vững chắc cho nghề BA hiện nay, bạn có thể tham khảo các ngành học như Công Nghệ Phần Mềm (học về các mô hình phát triển phần mềm như Waterfall, SCRUM và các vai trò khác nhau trong dự án phần mềm), hay Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin (những phương pháp phân tích và mô hình hóa yêu cầu hoặc thông tin về phần mềm). Trường hợp bạn đã xác định được bản thân sẽ trở thành chuyên viên tư vấn nghiệp vụ các giải pháp có tiếng như sản phẩm của Oracle, SAP thì chuyên ngành Hệ Thống Thông Tin Quản Lý hoặc tương đương sẽ là một lựa chọn hợp lý. Chuyên ngành này cũng được đề xuất cho các bạn có đam mê làm việc với các hệ thống có quy mô lớn hoặc các giải pháp ERP.

Tuy nhiên, bên cạnh việc chọn ngành học, để ứng viên có thể cạnh tranh trên thị trường ở thời điểm hiện tại thì kinh nghiệm chính là lợi thế vô cùng quan trọng. Do đó, ứng viên hãy tích cực tìm kiếm cơ hội thực tập trong các công ty từ sớm, không nhất thiết phải đợi đến năm cuối tại trường Đại học. Việc này không những giúp các bạn áp dụng thực tế những lý thuyết học được, mà các bạn còn tiếp thu được các kỹ năng mềm quý giá vốn chỉ có ở các “trận địa thực chiến”. Theo đó, soft-skill càng tốt thì bạn càng thích nghi, hòa nhập tốt tại môi trường mới. Đây cũng là một trong những yếu tố sẽ giúp bạn phát triển nhanh chóng trên con đường sự nghiệp.

Tiếp nối với ý trên, không biết Anh/Chị có thể chia sẻ với độc giả của VietnamWorks inTECH về cơ hội nghề nghiệp của các bạn Business Analyst hiện tại cũng như trong tương lai sắp tới?

Với xu hướng phát triển trong ngành công nghệ thông tin như hiện nay thì cơ hội nghề nghiệp của BA rất lớn. Một sản phẩm công nghệ launching thành công, dù quy mô nhỏ hay lớn, đều là thành quả của một sự phối hợp ăn ý giữa rất nhiều thành viên với nhiều vai trò khác nhau trong Development Team (trừ các công ty theo hướng fullstack). Do đó, có thể thấy, nhằm đảm bảo dự án được vận hành thuận lợi, chức năng của BA là vô cùng quan trọng. Tùy vào định hướng phát triển nghề nghiệp, các bạn có thể làm các vị trí liên quan như Product Owner, Project Manager hay theo hướng quản lý như BA Lead Manager. Mặt khác, chúng tôi dự đoán rằng nhu cầu BA trên thị trường trong vài năm tới vẫn sẽ còn vô cùng tiềm năng khi mà công nghệ đang không ngừng phát triển trong tương lai.

Theo kinh nghiệm của Anh/Chị, đâu là những sai lầm mà các bạn mới theo đuổi ngành Business Analyst hay gặp phải và với những sai lầm ấy các bạn nên giải quyết như thế nào?

Đối với nhiều bạn Freshers, các bạn thường hay bắt tay tìm giải pháp ngay khi nhận được yêu cầu của khách hàng. Đây là một trong những sai lầm mà các bạn cần khắc phục nếu không muốn bị mất điểm. Trên thực tế, bước đầu tiên mà các bạn nên tập trung vào chính là dành thời gian nghiên cứu và phân tích chân dung của khách hàng để xác định được nhu cầu thực sự đằng sau. Làm được điều này, bạn mới có đủ cơ sở đưa ra được giải pháp tối ưu nhất và thực sự đúng với mong muốn của khách hàng. 

Tiếp đến, các bạn BA mới vào nghề hay ngại hỏi các anh chị quản lý hoặc đồng nghiệp, vì tâm lý sợ mình hỏi câu quá dễ, sợ làm phiền, sợ người nghe nghĩ “có vậy mà không biết”. Điều này vô tình đã hạn chế khả năng học hỏi của các bạn. Người hỗ trợ cũng không rõ các bạn gặp khó khăn gì để hỗ trợ kịp thời. Do đó, một yêu cầu cần thiết cho nghề BA là bạn phải proactive - có nghĩa là chủ động trong mọi tình huống.

Dĩ nhiên không thể không nhắc đến sai lầm thứ 3: Chưa hiểu rõ sản phẩm mình đang làm và không tìm hiểu sản phẩm tương tự ngoài thị trường. Hiểu thêm thị trường giúp BA đánh giá giải pháp mình đưa ra có thật sự tối ưu hay không. Một tip hay ho mình muốn chia sẻ ở đây chính là ngoài Google và các công cụ tìm kiếm, các bạn có thể tận dụng kiến thức từ cộng đồng BA (ví dụ VINABAC)

Điểm cuối cùng không kém phần quan trọng đối với một BA và cũng là điểm yếu mà nhiều bạn mắc phải nhất chính là kỹ năng giao tiếp: 

• Năng lực Tiếng Anh yếu gây cản trở quá trình truyền đạt và tiếp nhận thông tin

• Không hiểu rõ các khái niệm, từ ngữ dùng trong lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể (specific business domain). Thiếu cẩn thận trong quy trình xác nhận với khách hàng để đảm bảo những gì mình hiểu là đúng và đủ thông tin, đưa ra những giả định không chứng thực.

Đại diện team Business Analyst tại ELCA

Bản thân từng tham gia vào quá trình tuyển dụng, không biết Anh/Chị có thể bật mí việc đánh giá ứng viên phù hợp sẽ dựa vào những tiêu chí nào?

Đầu tiên và quan trọng nhất chính là kỹ năng hệ thống và giải quyết vấn đề, bởi vì yêu cầu đến từ khách hàng không phải lúc nào cũng rõ ràng và liên quan đến vấn đề đang thảo luận. Như có đề cập trước đó, ứng viên cần thể hiện khả năng đánh giá, hệ thống, và phân tích các thông tin nhận được, chủ động trao đổi để làm rõ những điểm chưa rõ ràng, phải xác nhận lại với khách hàng để chắc chắn bạn hiểu đúng vấn đề (nếu cần).

Kế đến là kỹ năng phân tích yêu cầu và trình bày giải pháp: Khi đã làm rõ được yêu cầu 

của khách hàng, ứng viên cần sử dụng các phương pháp, công cụ, mô hình phù hợp để diễn đạt lại thông tin một cách trực quan, dễ hiểu cho đội ngũ phát triển, cũng như trình bày cho khách hàng sau đó giải pháp đã thống nhất cuối cùng. Cần lưu ý, chúng ta không phải lúc nào cũng có thể sử dụng cùng một ngôn ngữ để thảo luận với đội ngũ phát triển và khách hàng, đặc biệt là các khách hàng không có nhiều kiến thức về kỹ thuật.

Tiêu chí cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng - Sự tự tin và dõng dạc khi giao tiếp: BA thường sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng, do đó, dưới góc nhìn của họ, tác phong làm việc của bạn sẽ đại diện cho hình ảnh của cả một công ty. Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc sẽ giúp bạn có được lòng tin của người đối diện dễ dàng hơn. Đặc biệt, khi trình bày nội dung bằng ngoại ngữ với phong thái tự tin sẽ càng giúp bạn gia tăng sự tín nhiệm về sự chuyên nghiệp và khả năng chuyên môn trong mắt khách hàng.

Để kết lại buổi trò chuyện hôm nay, Anh/Chị có thể chia sẻ một vài lời khuyên từ kinh nghiệm làm việc của mình cho các bạn Business Analyst Freshers?

Dưới đây là một vài điều mà các thành viên team mình đã đúc kết được thông qua quá trình học hỏi và làm việc trong lĩnh vực này:

Về vấn đề tìm việc, thường các bạn Fresher ngại mình không có nhiều kiến thức về một lĩnh vực đặc thù nào đó (ví dụ bảo hiểm, ngân hàng,...) nên hay chần chừ không dám ứng tuyển. Trên thực tế, đây là nhóm kiến thức có thể tìm hiểu và học hỏi một cách nhanh chóng. Hãy trở thành những ứng viên ‘không ngại khó - không ngại hỏi’, sẵn sàng tiếp thu những kiến thức mới mà mình còn thiếu.

Thứ 2, khi có vấn đề nói chung (khách hàng phàn nàn hoặc cấp trên không hài lòng về kết quả làm việc), lúc này, họ mong muốn nhận từ chúng ta là giải pháp, không phải lý do tại sao vấn đề đó lại xảy ra. Do đó, chúng ta cần tập trung tìm kiếm giải pháp để xử lý và cải thiện vấn đề đó (nhấn mạnh vào việc cải thiện phương pháp làm việc, quy trình) để tránh hoặc hạn chế vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai.

Thứ 3, bạn cần luyện tập kỹ năng nghe chủ động, nghĩa là nghe và đặt câu hỏi liên quan để đảm bảo hiểu đúng nội dung của người nói, hiểu rõ về thông điệp, và mạnh dạn nêu ý kiến.

Điều thứ 4 là không nên dừng lại ở việc tìm hiểu yêu cầu của khách hàng, nên tìm hiểu sâu hơn về vai trò, background, văn hóa doanh nghiệp của tổ chức khách hàng đang làm việc để có thể đưa được giải pháp phù hợp nhất và khiến khách hàng hài lòng nhất.

Và cuối cùng hãy đảm bảo các giải pháp, yêu cầu và thông tin về khách hàng luôn có sẵn và được hiểu giống nhau ở tất cả các vai trò khác nhau trong đội ngũ phát triển. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian hỏi qua lại, dễ gây hiểu nhầm và hạn chế rủi ro. Từ đó giúp đưa ra sản phẩm với chất lượng tốt nhất đến khách hàng.

Ngoài ra, trên thị trường hiện nay, thành thạo kỹ năng UX là 1 điểm cộng của ứng viên BA trong mắt các nhà tuyển dụng. Các bạn có thể học thêm 1 số UX tool (Figma, moqups) để giúp tăng khả năng cạnh tranh.

Lời kết

Thông qua những chia sẻ chân thành từ các chuyên gia của ELCA, VietnamWorks inTECH mong rằng bạn hiểu thêm về nghề nghiệp Business Analyst và sẽ có những định hướng nghề nghiệp phù hợp trong tương lai.

VietnamWorks inTECH