Việc trở thành quản lý thường liên quan đến việc phải gánh vác rất nhiều trách nhiệm và nhiệm vụ. Giữa sự bận rộn đó, bạn rất dễ rơi vào những tình huống có thể tác động tiêu cực đến cả hiệu suất cá nhân và động lực của nhóm. Ví dụ, việc phân bổ task không hợp lý có thể làm hạn chế sự phát triển của nhóm đồng thời tạo thêm gánh nặng không cần thiết. Ngoài ra, thời gian làm việc kéo dài và làm nhiều việc liên tục cũng có thể làm giảm năng suất và chất lượng công việc tổng thể của cả đội.

Để giải quyết những rắc rối đó, các Engineering Manager phải cố gắng thực hiện các phương pháp quản lý cân bằng, tập trung vào việc ủy ​​quyền, giao tiếp hiệu quả, lập kế hoạch chiến lược và khả năng tiếp thu phản hồi từ cấp dưới.

Vì vậy, trong bài viết này VietnamWorks inTECH sẽ giới thiệu 10 phương pháp giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn:

1. Đầu tiên và quan trọng nhất, hãy xem xét việc tự động hóa các nhiệm vụ mang tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày. Với các công cụ phù hợp, bạn có thể tự động hóa các nhiệm vụ đơn giản như tạo báo cáo hoặc giám sát hệ thống, để từ đó có thể dành thời gian cho công việc mang tính chiến lược và quan trọng hơn. Tự động hóa cũng làm giảm thiểu những lỗi do chủ quan, đảm bảo kết quả đầu ra ổn định và đáng tin cậy hơn.

2. Tiếp theo, đừng né tránh việc giao phó trách nhiệm. Chia sẻ nhiệm vụ với các thành viên trong nhóm không chỉ giúp bạn giảm bớt gánh nặng mà còn mang đến cho đồng nghiệp của bạn cơ hội phát triển, học hỏi và đón nhận những thử thách mới. Điều này góp phần vào sự phát triển chuyên môn của họ và nâng cao kỹ năng tổng thể của cả nhóm.

3. Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Jira, Trello hoặc Asana để gia tăng năng suất làm việc. Những công cụ này cung cấp một nền tảng giúp phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và quản lý quy trình công việc. Với mọi thứ được sắp xếp ở một nơi, bạn có thể giảm bớt thời gian dành cho việc điều phối các nhiệm vụ và khắc phục sự cố ngoài ý muốn.

4. Chiến lược thứ tư xoay quanh việc đặt ra những kỳ vọng rõ ràng. Khi các thành viên trong nhóm của bạn hiểu những gì được mong đợi ở họ, họ sẽ có nhiều khả năng hoàn thành công việc đáp ứng các tiêu chuẩn và thời hạn mong muốn hơn. Điều này giúp giảm thời gian dành cho việc sửa lỗi, đồng thời trao quyền cho nhóm của bạn làm việc độc lập hơn.

5. Tiếp theo, hãy tạo thói quen ưu tiên các nhiệm vụ. Ma trận Eisenhower — một công cụ phân loại nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng — có thể giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ cấp thiết bằng cách rút ngắn thời gian của những nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

6. Tiếp theo, giới hạn những cuộc họp không thật sự cần thiết. Sử dụng các cuộc họp để đưa ra quyết định mang tính cộng tác và các cuộc thảo luận phức tạp chứ không phải để lấy thông tin có thể được chia sẻ qua email hoặc trò chuyện. Điều này có thể mang lại một lượng lớn thời gian, cho phép cả bạn và nhóm của bạn tập trung vào công việc và hiệu quả hơn.

7. Chiến lược thứ bảy là áp dụng phương pháp Time Blocking, nghĩa là bạn chia nhỏ ngày của mình thành các khối thời gian nhỏ hơn (time blocks) và tập trung hoàn thành chỉ một công việc hoặc một nhóm công việc tương tự trong khối thời gian đó. Bằng cách đó, bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả và giảm tải sự rối loạn do phải liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.

8. Áp dụng One-way and Two-way Door Decision Framework (tạm dịch: Khung quyết định cửa một chiều và cửa hai chiều). Đây là một khái niệm trong quản lý kỹ thuật phần mềm, khá phổ biến tại Amazon. Mô hình này giúp bạn phân biệt giữa các quyết định cần bạn cân nhắc cẩn thận (quyết định một chiều) và những quyết định có thể được nhóm đảm bảo an toàn (quyết định hai chiều). Bằng cách hiểu rõ hơn về khung này, bạn có thể quản lý đội của mình một cách hiệu quả hơn, cân nhắc giữa sự đổi mới và nhận thức về rủi ro.

9. Chiến lược thứ chín là thúc đẩy quyền tự chủ trong nhóm. Trao quyền cho các thành viên trong nhóm tự đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề, điều này không chỉ giúp họ tự tin hơn mà còn giúp bạn không phải đưa ra mọi quyết định nhỏ nhặt.

10. Đầu tư thời gian và nguồn lực vào việc đào tạo đội ngũ là một chiến lược khác có thể mang lại lợi ích về lâu dài. Khi các thành viên trong nhóm của bạn có những kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết, họ có thể làm việc độc lập hơn, giảm thời gian bạn phải dành cho việc giám sát liên tục và sửa lỗi.

Lời kết

Việc quản lý thời gian hiệu quả cho Engineering Managers đòi hỏi sự kỷ luật, linh hoạt và luôn sẵn lòng học hỏi. Hy vọng từ các mẹo và phương pháp trên, bạn có thể tối ưu hóa hiệu suất cá nhân và của nhóm, từ đó đạt được thành công trong công việc và phát triển kỹ năng lãnh đạo. 

VietnamWorks inTECH

TẠO TÀI KHOẢN MỚI: XEM FULL “1 TÁCH CODEFEE” - NHẬN SLOT TƯ VẤN CV TỪ CHUYÊN GIA - CƠ HỘI RINH VỀ VOUCHER 200K