Kỹ năng lập kế hoạch cũng chính là kỹ năng quản lý thời gian. Dù ở vị trí thấp, nhân viên, hay ở vị trí cao, bạn đều cần có một lịch trình làm việc và tổ chức công việc hợp lý. Chỉ có vậy, năng suất công việc mới đi lên và bạn mới đạt được các mục tiêu từ nhỏ tới lớn trong dự án, nhiệm vụ hay cả sự nghiệp. 

Các bước lập kế hoạch làm việc hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu

Trước khi lập kế hoạch, bạn cần xác định được mục tiêu cho công việc hay chuỗi công việc bạn cần hoàn thành là gì bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

• Tại sao bạn phải làm công việc đó?
• Công việc này có đặc trưng và tính chất như thế nào, ý nghĩa như thế nào đối với bạn/công ty bạn?
• Mức độ khẩn cấp/quan trọng của công việc?

Khi xác định được mục tiêu chẳng hạn như thực hiện một project website đặt quần áo đạt trên 5000 lượt truy cập/ngày, bạn đã đi được gần nửa chặng đường cho một bản kế hoạch của mình. Việc có được mục tiêu cụ thể như vậy giúp bạn tập trung hơn và có động lực làm việc hơn, không bị phân tâm bởi các công việc khác. Bám sát vào kỳ vọng và mong muốn cùng với khả năng của mình để đưa ra mục tiêu phù hợp. Mục tiêu quá cao có thể làm bạn dễ nản khi đang tiến hành, còn mục tiêu quá thấp sẽ gây lãng phí nguồn lực như thời gian, công sức mà hiệu quả công việc cũng từ đó không cao.

Bước 2: Xác định nội dung của công việc

Nội dung công việc bao gồm các công đoạn, các phần đoạn bạn cần thực hiện của công việc. Bạn có thể xác định được nội dung của công việc thông qua các câu hỏi:

• Công việc cần bạn phải làm gì?
• Cần chuẩn bị những tài liệu/thiết bị gì để hỗ trợ hoàn thành công việc?
• Xây dựng phương án thay thế cho những điều không thể thực hiện trong công việc?

Bước 3:  Xác định đối tượng thực hiện công việc, thời gian và địa điểm

Bước tiếp theo của bản kế hoạch chính là xác định được đối tượng thực hiện, thời gian và địa điểm. Đối tượng họ có trình độ, kinh nghiệm và khả năng cộng tác như thế nào với bạn, hay khả năng liên quan đến kế hoạch? Công việc sẽ tiến hành ở đâu, kéo dài trong bao lâu và ở nơi nào? Ai sẽ là người hỗ trợ phụ, ai sẽ là người đảm nhiệm phần việc chính? Ai sẽ là người chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra kết quả cuối cùng?

Bước 4: Lập bảng nguyên tắc “Khẩn cấp/quan trọng” để xác định thứ tự công việc.

Xác định thứ tự công việc có thể giúp bạn tiến hành một cách tuần tự, hợp lý và suôn sẻ hơn.

Mức độ công việc gồm 4 loại và sẽ được thực hiện theo trình tự sau:

         1. Công việc khẩn cấp, quan trọng.

         2. Công việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp.

         3. Công việc không khẩn cấp nhưng lại quan trọng.

         4. Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Mức độ quan trọng, khẩn cấp chính là chuẩn mực bạn có thể dựa vào để sắp xếp trình tự từng giai đoạn trong công việc, từ đó ưu tiên được cái chính và loại bỏ những công việc vụn vặt, không cần thiết.

Bước 5: Tập trung thực hiện kế hoạch

Tập trung là chìa khoá của tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Chỉ khi bạn tập trung, năng suất làm việc mới được tối ưu. Bởi lúc bạn tập trung, mọi giác quan trên cơ thể đều chú ý đến một công việc, toàn tâm toàn ý hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất, tránh lơ đãng hay bị xao nhãng bởi những tác nhân xung quanh.

Bước 6: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Kế hoạch thực tế có thể khác so với kế hoạch đã được lập. Trong quá trình thực hiện, có nhiều vấn đề nảy sinh khiến kế hoạch không đi đúng con đường đã vạch ra như cháy deadline, có nhiều lỗi trong kiểm thử phần mềm chưa thể fix, thay đổi UI theo yêu cầu khách hàng,.... Khi đó, bạn cần có những phương án dự phòng cho những việc nằm ngoài dự định. 

Bước 7: Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện các kế hoạch

Kiểm tra lại tiến độ làm việc để xem xét mức độ hoàn thành công việc, xem xét mức độ theo đúng kế hoạch và các vấn đề cần được giải quyết để từ đó có biện pháp khắc phục, đốc thúc bản thân làm việc. Bạn cần đánh giá chất lượng công việc trong từng giai đoạn dưới góc nhìn khách quan để có thể rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm cho chặng đường còn lại và cả các dự án tương lai.

Như vậy, cẩm nang lập kế hoạch kể trên đã chi tiết hoá phương hướng và các lưu ý bạn cần nắm để tạo điều kiện cho việc hoàn thành công việc được tối ưu nhất. Kỹ năng lập kế hoạch tốt, sẽ dẫn đến sự thành công của bất kỳ công việc nào.

VietnamWorks inTECH